個人情報保護方針PRIVACY POLICY

制定日：2018年4月13日
最終改定日：2025年4月1日

オフィスオペレーション株式会社（以下「当社」という。）は、基幹系クラウドサービスをベースとした、システムのコンサルティング・設計・開発・導入・運用支援事業を行っております。
当社が取扱う個人情報の保護について、社会的責任を十分に認識して、本人の権利利益を保護し、個人情報に関する法規制等を遵守いたします。
また、以下に示す方針を具現化するために、個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的な改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言いたします。

a）当社事業、並びに従業員の雇用、人事管理等において取扱う個人情報について、予め特定された利用目的の範囲内において、個人情報の適切な取得・利用および提供を行い、利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(目的外利用)は行いません。また、そのための適切な措置を講じます。

b）当社は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針およびその他の規範を遵守いたします。

c）当社は個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失またはき損等のリスクに対しては、合理的な安全対策を講じ、事業の実情に合致した経営資源を注入し、個人情報のセキュリティ体制を継続的に向上させていきます。また不適切な事項については是正を行うなどの内部規程を定め、個人情報を最善の状態で保護いたします。

d）当社は個人情報の取扱いに関する苦情および相談対応への内部規程を定め、苦情および相談には、迅速かつ誠実に対応いたします。

e）個人情報保護マネジメントシステムについて、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直して、その改善を継続的に推進していきます。

本方針は、全役員並びに従業員に配布して周知徹底させるとともに、いつでも、どなた様でも入手可能な措置を講ずるものとします。

オフィスオペレーション株式会社
代表取締役　岡城　秀宜

オフィスオペレーション株式会社
個人情報お問合せ窓口
TEL：03-4582-3379

制定日：2018年4月13日
最終改定日：2025年4月1日

当社では、高度情報通信社会における個人情報保護の重要性を認識し、お客様やビジネスパートナーのご担当者など当社が係りますすべての方の個人情報を安全かつ適切に取り扱うことが重要な社会義務と考えております。当社は個人情報取扱業者として、個人情報保護に関する方針・規定および運用体制を確立し、日々業務に取組んでおります。当社におきましては、下記の通り個人情報を取り扱い、その保護に一層努めます。

開示対象の個人情報に関する周知事項

1. 当社の名称、および住所、代表者氏名

オフィスオペレーション株式会社 代表取締役 岡城 秀宜
住所：〒107-0052　東京都港区赤坂八丁目4番14号

2. 個人情報保護管理者の職名、連絡先

個人情報保護管理者 取締役
TEL：03-4582-3379

3. 個人情報の利用目的

4. 開示対象の個人情報の取扱いに関する苦情の申し出先

個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、苦情及びご相談につきましては、以下第6項の「個人情報お問合せ窓口」にご連絡ください。

5. 開示等の求めに応じる手続

1) 開示対象の個人情報について
当社で取扱う個人情報に関して、本人から利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止（以下、「開示等」という）の請求がございましたら、以下第6項の「個人情報お問合せ窓口」にご連絡ください。

2) 当社が保有する開示対象の個人情報
(1) 当社の各事業で取得したお客様の個人情報（当社が業務を受託し、提供元・委託元からお預かりした個人情報は含みません）
(2) お取引先の皆様に関する個人情報
(3) 当社の全ての従業者の雇用管理に関する個人情報
(4) 当社へ入社を希望される皆様に関する個人情報
(5) 各お問い合せされた皆様に関する個人情報

3) 開示等の請求の対応について
開示請求は、以下第6項の「個人情報お問合せ窓口」にお問合せの上、当社が保有するご自身の個人情報の、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を求める場合には、当社所定の書面に必要事項をご記入の上、提出していただきます。また、開示の対応はご指定いただいた方法（郵送、メール等）にて提出いたします。ご指定いただいた開示方法に多額の費用を要する等、開示が困難になる場合は、当社指定の開示方法で対応いたします。
ただし、当社は基幹系クラウドサービス事業において、おあずかりしている顧客および顧客従業員情報は、開示対象ではありません。

4) 開示請求依頼にあたっては、本人確認をさせていただきます。場合によっては、公的な証明書の写しを郵送して確認させていただくことがあります。
※ 代理人については、委任状の提出して頂き確認を行います。なお、代理人を立てる場合には、ご本人と代理人両者の公的証明書のコピーの提出が必要になります。また、電話やメール、FAX などで 開示等の要求のあった場合は、一切受け付けておりませんので、簡易書留郵便等の発送記録が取れる方法での提出をお願い致します。
※ 未成年者又は成年被後見人の法定代理人の場合は、法的な代理権を証明する書類で代理権があることを確認いたします。

5) 開示請求（「利用目的の通知」「個人情報の開示」の請求）にあたり、手数料は1,000 円を上限に徴収いたします。これを超えることが明白な場合は別途、ご連絡いたします。

6. 個人情報の取扱いに関するお問合せ、苦情及びご相談について

個人情報の取扱いに関するお問合せ、苦情及びご相談につきましては、以下の当社「個人情報お問合せ窓口」にご連絡ください。

オフィスオペレーション株式会社
個人情報お問合せ窓口
TEL：03-4582-3379

7. 認定個人情報保護団体

認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先
認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申出先：個人情報保護苦情相談室

【住所】〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル内
【電話】03-5860-7565 ／ 0120-700-779

※上記問合せ先は、当社のサービスに関する問合せ先ではありません。

8. 保有個人データの安全管理のために講じた措置

1) 組織的安全管理措置
・個人データの取扱いに関する責任者を任命するとともに、法令又は規程に違反している事実やおそれを把握した場合における責任者への報告連絡体制を整備しています。
・個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化しています。
・個人データの取扱状況を確認するため、定期的に自己点検の実施や外部の者による審査を受けています。
・個人データの取扱状況の把握及び見直しを行い、個人情報保護体制の改善に取り組んでいます。

2) 人的安全管理措置
・個人データの取扱いに関して、個人情報保護の重要性を周知・啓発し、定期的な教育を実施しています。
・個人データを取扱う従業者から秘密保持に関する誓約書を取得しています。

3) 物理的安全管理措置
・個人データを取扱う区域において従業者および来訪者の入退室管理を行っています。
・個人データを取扱う機器、書類、電子媒体等の利用、保管、廃棄等に関する措置を定め、盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。

4) 技術的安全管理措置
・アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
・個人データを取扱う情報システムに対する、個人情報データベース等を取り扱う情報システムを使用する従業者を識別・認証しています。
・個人データを取扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

当社では、より良くお客様の個人情報保護を図るため、及び法令等の変更に対応するために、「個人情報保護方針」「個人情報の取扱いについて」を改定することがあります。