無駄な作業とヒューマンエラーが大幅に減少。Usersの便利機能をフルに活用し、業務効率化を実現しました。

当社：
共和グループ様は2018年2月よりUsersをお使いいただいております。早速ですが、導入以前どのような課題を抱えておられましたか？

共和様：
以前の基幹システムは、受注入力と売上仕入の確定入力の画面が独立していて、それぞれの画面が連携していませんでした。その為、入力した売上や仕入の金額にズレがあった場合に、原因を追究するのにかなりの工数を掛けていました。また、業務担当者しかシステムの使い方や入力方法を把握していなかったことも非効率だったと思います。システムの保守が終了し、新しいシステムの導入を考慮する時期を迎えていたので、次はそのあたりの課題を改善できるものをと考えていました。

当社：
導入当初を振り返って、印象に残っていることは何ですか？

共和様：
一人ずつシステムに対する理解度が違うので、みんなで知識を出し合いながら徐々に使い方を覚えていったことです。研修会では色々な機能や操作を教えていただきましたが、一回で習得することはなかなか難しく、実際に使ってみて少しずつ慣れていったという感じでした。

当社：
ありがとうございます。慣れるのに苦労された点は何ですか？

共和様：
例えば、Usersはリアルタイムな計上の仕組みの為、過去日付に戻って入力できない点や、入力途中で席を離れる際には最後に必ず更新ボタンを押す等、以前のシステムとは違うところに慣れるのは大変でした。ただ、画面の操作自体はシンプルでわかりやすいのでそこまで時間は掛からなかったです。

当社：
実際に導入してみて良かったことや変わったことを具体的に教えていただけますか？

共和様：
全体的に入力負荷が減ったと感じます。例えば、商品の品番を入力すると自動で商品名が出てくるようになったので、明細の入力スピードが向上しました。あと、仕入・売上の計上作業の時間も短縮されました。それまでは、ドライバーが持ち帰った配送伝票と営業マンが単価記入した伝票を突き合せてシステムに売上入力をしていました。その作業がなくなり、配送伝票のバーコードをHHT（ハンドヘルドターミナル）で読み込むだけになったのですごく効率化されました。
あとは、入力中、ミスがあるとエラーが表示されるので、間違った内容のままデータが確定されることがなく、安心して利用できるようになりました。無駄な作業時間が短縮されたのと、細かいミスがなくなったことを日々実感しています。

当社：
ありがとうございます。次の質問ですが、日頃よくご活用いただいている機能は何ですか？

共和様：
メーカーの見積データを受発注明細に取り込める機能や、過去の受注履歴を今回の受注にコピーできる機能はすごく便利ですね。あとは、単価や納期の一括設定、前単価コピーによる単価付け機能等、教えていただいた便利機能は、ほぼ全て活用しています！

当社：
便利に使っていただけているとのことで安心しました。経理担当の方からは何かご意見はありますか？

共和様：
仕入の請求書チェックは、以前は一明細ずつ請求書をめくりながらチェックしていて、大量の請求書の中から明細を探すだけでも時間が掛かっていました。今は自動照合で請求金額と買掛金額が一致したものはノーチェック、一致しなかった明細もエクセル上で横並びになるので見やすいですし、一つのエクセル上で作業を完結でき、チェックが楽になりました。
あとは、得意先からの入金画面に回収予定額が表示されているのも良いですね。入金入力するとリアルタイムに回収予定の残高に反映されるのでわかりやすく、入力ミスがあってもすぐ気付けるので便利です。

当社：
ありがとうございます。当社の電話対応等、サポートについてはいかがですか？

共和様：
担当者が不在でも別の方が問い合わせに対応してくれます。電話越しでもわかりやすいように丁寧に解説してくれるので助かっています。ただ、質問したい方を指名しても出張中や会議中でなかなか聞けない時や、折り返しが遅い時があるので、そこは改善していただきたいと思います。

当社：
ご迷惑をお掛けし申し訳ございません。ご満足いただけるよう、サポート体制の改善を図っていきます。最後の質問になりますが、今後、当社に期待することがありましたら教えていただけますか？

共和様：
紙が多いのでペーパーレス化を是非検討していただきたいです。

当社：
ありがとうございます。皆様に今後もっと便利に使っていただけるよう努力いたします。本日のインタビューは以上になります。お忙しいところお時間をいただきありがとうございました。

共和様：
ありがとうございました。